¿En cuánto tiempo hay que responder a un cliente potencial?

La respuesta corta es: antes que tu competencia. La respuesta útil es que un compromiso realista y sostenido vale más que un récord ocasional.

Define tu promesa interna

Elige un compromiso que puedas cumplir siempre, incluso en la semana peor: por ejemplo, acuse de recibo en una hora laborable y respuesta con criterio en un día. Lo que no se puede cumplir el martes de más trabajo no es una promesa, es un deseo.

Separa acusar de contestar

Confirmar que has recibido la consulta, decir cuándo responderás y pedir lo que necesitas para valorarla se puede automatizar sin perder nada humano. La respuesta con criterio la sigue dando una persona.

• Acuse inmediato con expectativa clara de plazo.
• Preguntas concretas para poder valorar el caso.
• Aviso interno si la consulta supera el plazo comprometido.
• Revisión semanal de lo que entró y lo que se contestó.

Mídelo con dos números

Tiempo medio de primera respuesta y porcentaje de solicitudes contestadas dentro del plazo. Con eso basta para saber si la promesa se cumple. Si no puedes obtenerlos sin abrir cinco aplicaciones, ese ya es el primer hallazgo.

Un compromiso modesto que se cumple siempre vende más que uno ambicioso que se cumple a veces.