Cómo se ve BOSS dentro de una empresa como la tuya.

Problema

Las consultas entran por tres canales distintos y la primera respuesta tarda más de un día. Nadie sabe cuántos asuntos se pierden por el camino.

Proceso anterior

Formulario web que llega a un correo genérico, notas sueltas tras las llamadas y hojas de encargo rehechas cada vez en un documento de texto.

Qué se implanta con BOSS

Dossier con áreas de práctica, criterios de aceptación y honorarios de referencia; web con captación estructurada; oportunidades creadas solas en el CRM; primera respuesta redactada por el agente y revisada por el despacho; hojas de encargo desde plantilla con versión.

Puesta en marcha

Arranque por fases, empezando por la captación

Resultado esperado

Toda consulta queda registrada con responsable y siguiente paso, la primera respuesta sale el mismo día y las hojas de encargo dicen siempre lo mismo.

Antes no sabíamos cuántas consultas se quedaban sin contestar. Ahora lo sabemos, y no se queda ninguna.

Problema

El equipo dedica media jornada a la semana a pedir documentación y a contestar las mismas dudas de siempre.

Proceso anterior

Correos individuales pidiendo documentos, hojas de cálculo para saber qué falta y presupuestos de alta calculados por cada socio a su manera.

Qué se implanta con BOSS

Dossier con servicios, tarifas de referencia y criterios; recordatorios automáticos de documentación pendiente por cliente y periodo; respuestas preparadas para las consultas recurrentes; propuestas de alta generadas desde plantilla.

Puesta en marcha

Primero documentación y respuestas, después captación

Resultado esperado

Menos correos repetidos, visibilidad de qué falta por cliente y presupuestos coherentes entre socios.

Lo que más se nota no es la captación: es dejar de perseguir papeles todas las semanas.

Problema

Las primeras consultas se cuadran por mensajes a deshoras y hay huecos de agenda que se quedan vacíos.

Proceso anterior

Mensajería para agendar, cobro manual al terminar la sesión, recordatorios enviados a mano y facturación acumulada a final de mes.

Qué se implanta con BOSS

Web con información de enfoque y condiciones; agente que responde la primera consulta; reserva con huecos reales, presencial u online; cobro o señal en el momento de reservar; recordatorios y facturación automáticos.

Puesta en marcha

Arranque corto centrado en reservas y cobros

Resultado esperado

Menos tiempo administrativo por semana, menos ausencias gracias a los recordatorios y agenda más llena entre semana.

Dejé de pasar las tardes cuadrando horarios. Eso es lo que compró el sistema.

Problema

Entran muchas solicitudes fuera de horario y los presupuestos aceptables se enfrían sin seguimiento.

Proceso anterior

Recepción contestando cuando puede, presupuestos en papel sin registro de estado y ausencias sin medir.

Qué se implanta con BOSS

Agente que atiende las dudas de tratamientos veinticuatro horas con información aprobada por la clínica; reserva de primera visita; presupuestos registrados con estado; seguimiento automático a los pocos días; avisos de revisión periódica.

Puesta en marcha

Por sede, empezando por la de más volumen

Resultado esperado

Ninguna solicitud sin contestar, presupuestos con seguimiento sistemático y agenda más estable.

El cambio grande fue contestar de noche y los domingos sin que nadie estuviera pendiente del móvil.

Problema

Se pierden llamadas en pleno servicio y los eventos se gestionan por mensajería con errores de aforo y de menú.

Proceso anterior

Teléfono y mensajería para reservar, libro de reservas en papel, presupuestos de grupo improvisados y ninguna base de clientes propia.

Qué se implanta con BOSS

Web con carta, alérgenos y horarios; agente que responde al instante; reserva con turnos y aforo reales; solicitudes de grupo como oportunidad con presupuesto y señal; base de clientes propia con avisos en días flojos.

Puesta en marcha

Arranque corto antes de temporada alta

Resultado esperado

Menos reservas perdidas fuera de servicio, grupos mejor cerrados y una lista de clientes que es del restaurante.

Las reservas ya no dependen de que alguien pueda coger el teléfono.