Come si presenta BOSS in un'azienda come la tua.

Problema

Le richieste arrivano da tre canali diversi e la prima risposta arriva dopo più di un giorno. Nessuno sa quante pratiche si perdono per strada.

Processo precedente

Modulo sul sito che arriva a un'email generica, appunti sparsi dopo le chiamate e lettere di incarico rifatte ogni volta in un documento di testo.

Cosa si implementa con BOSS

Dossier con aree di pratica, criteri di accettazione e onorari di riferimento; sito con acquisizione strutturata; opportunità create da sole nel CRM; prima risposta redatta dall'agente e rivista dallo studio; lettere di incarico da modello con versione.

Avvio

Avvio a fasi, iniziando dall'acquisizione

Risultato atteso

Ogni richiesta resta registrata con responsabile e prossimo passo, la prima risposta esce lo stesso giorno e le lettere di incarico dicono sempre la stessa cosa.

Prima non sapevamo quante richieste restavano senza risposta. Ora lo sappiamo, e non ne resta nessuna.

Problema

Il team dedica mezza giornata a settimana a chiedere documentazione e a rispondere sempre agli stessi dubbi.

Processo precedente

Email individuali per chiedere documenti, fogli di calcolo per sapere cosa manca e preventivi di apertura calcolati da ogni socio a modo suo.

Cosa si implementa con BOSS

Dossier con servizi, tariffe di riferimento e criteri; promemoria automatici di documentazione mancante per cliente e periodo; risposte preparate per le richieste ricorrenti; proposte di apertura generate da modello.

Avvio

Prima documentazione e risposte, poi acquisizione

Risultato atteso

Meno email ripetute, visibilità su cosa manca per cliente e preventivi coerenti tra soci.

Ciò che si nota di più non è l'acquisizione: è smettere di rincorrere carte tutte le settimane.

Problema

Le prime consulenze si incastrano tramite messaggi a ore improbabili e ci sono buchi in agenda che restano vuoti.

Processo precedente

Messaggistica per fissare appuntamenti, incasso manuale a fine seduta, promemoria inviati a mano e fatturazione accumulata a fine mese.

Cosa si implementa con BOSS

Sito con informazioni su approccio e condizioni; agente che risponde alla prima consulenza; prenotazione con slot reali, in presenza o online; pagamento o caparra al momento della prenotazione; promemoria e fatturazione automatici.

Avvio

Avvio breve centrato su prenotazioni e pagamenti

Risultato atteso

Meno tempo amministrativo a settimana, meno assenze grazie ai promemoria e agenda più piena infrasettimanale.

Ho smesso di passare i pomeriggi a incastrare orari. Questo è ciò che ha comprato il sistema.

Problema

Arrivano molte richieste fuori orario e i preventivi accettabili si raffreddano senza follow-up.

Processo precedente

Reception che risponde quando può, preventivi su carta senza registro di stato e assenze non misurate.

Cosa si implementa con BOSS

Agente che assiste sui dubbi dei trattamenti ventiquattro ore su ventiquattro con informazioni approvate dalla clinica; prenotazione della prima visita; preventivi registrati con stato; follow-up automatico dopo pochi giorni; avvisi di controllo periodico.

Avvio

Per sede, iniziando da quella con più volume

Risultato atteso

Nessuna richiesta senza risposta, preventivi con follow-up sistematico e agenda più stabile.

Il cambiamento più grande è stato rispondere di notte e la domenica senza che nessuno restasse attaccato al cellulare.

Problema

Si perdono chiamate durante il servizio e gli eventi si gestiscono via messaggistica con errori di capienza e menu.

Processo precedente

Telefono e messaggistica per prenotare, registro prenotazioni su carta, preventivi di gruppo improvvisati e nessuna base clienti propria.

Cosa si implementa con BOSS

Sito con menu, allergeni e orari; agente che risponde all'istante; prenotazione con turni e capienza reali; richieste di gruppo come opportunità con preventivo e caparra; base clienti propria con avvisi nei giorni scarichi.

Avvio

Avvio breve prima dell'alta stagione

Risultato atteso

Meno prenotazioni perse fuori servizio, gruppi chiusi meglio e una lista clienti che è del ristorante.

Le prenotazioni non dipendono più dal fatto che qualcuno riesca a rispondere al telefono.