Casos

Como se vê a BOSS dentro de uma empresa como a tua.

Estes são cenários de implementação construídos a partir da operação habitual de cada setor. Servem para veres o antes e o depois em detalhe.

Importante: os casos seguintes são exemplos ilustrativos, não clientes reais. As empresas, as citações e os números são representativos do setor e não resultados verificados. Publicaremos casos reais com nome e dados comprováveis quando os nossos clientes nos autorizarem a fazê-lo.

Serviços jurídicos

Escritório de advogados com seis pessoas (exemplo)

Problema: As consultas entram por três canais diferentes e a primeira resposta demora mais de um dia. Ninguém sabe quantos processos se perdem pelo caminho.
Processo anterior: Formulário web que chega a um e-mail genérico, notas soltas depois das chamadas e folhas de processo refeitas todas as vezes num documento de texto.
O que se implementa com a BOSS: Dossiê com áreas de prática, critérios de aceitação e honorários de referência; web com captação estruturada; oportunidades criadas sozinhas no CRM; primeira resposta redigida pelo agente e revista pelo escritório; folhas de processo a partir de modelo com versão.
Arranque: Arranque por fases, começando pela captação
Resultado esperado: Toda a consulta fica registada com responsável e próximo passo, a primeira resposta sai no mesmo dia e as folhas de processo dizem sempre o mesmo.

Antes não sabíamos quantas consultas ficavam sem resposta. Agora sabemos, e não fica nenhuma.
Citação ilustrativa, não atribuída a um cliente real

Consultoria fiscal, laboral e contabilística

Empresa de contabilidade com doze pessoas (exemplo)

Problema: A equipa dedica meio dia por semana a pedir documentação e a responder às mesmas dúvidas do costume.
Processo anterior: E-mails individuais a pedir documentos, folhas de cálculo para saber o que falta e orçamentos de admissão calculados por cada sócio à sua maneira.
O que se implementa com a BOSS: Dossiê com serviços, tarifas de referência e critérios; lembretes automáticos de documentação pendente por cliente e período; respostas preparadas para as consultas recorrentes; propostas de admissão geradas a partir de modelo.
Arranque: Primeiro documentação e respostas, depois captação
Resultado esperado: Menos e-mails repetidos, visibilidade do que falta por cliente e orçamentos coerentes entre sócios.

O que mais se nota não é a captação: é deixar de perseguir papéis todas as semanas.
Citação ilustrativa, não atribuída a um cliente real

Saúde e desenvolvimento pessoal

Consulta de psicologia e coaching, dois profissionais (exemplo)

Problema: As primeiras consultas são marcadas por mensagens a horas impróprias e há buracos na agenda que ficam vazios.
Processo anterior: Mensagens para marcar, cobrança manual ao terminar a sessão, lembretes enviados à mão e faturação acumulada no fim do mês.
O que se implementa com a BOSS: Web com informação de abordagem e condições; agente que responde à primeira consulta; marcação com horários reais, presencial ou online; cobrança ou sinal no momento de marcar; lembretes e faturação automáticos.
Arranque: Arranque curto centrado em marcações e cobranças
Resultado esperado: Menos tempo administrativo por semana, menos faltas graças aos lembretes e agenda mais cheia a meio da semana.

Deixei de passar as tardes a marcar horários. Foi isso que o sistema comprou.
Citação ilustrativa, não atribuída a um cliente real

Saúde dentária e estética

Clínica dentária e estética com duas unidades (exemplo)

Problema: Entram muitos pedidos fora de horário e os orçamentos aceitáveis arrefecem sem seguimento.
Processo anterior: Receção a responder quando pode, orçamentos em papel sem registo de estado e faltas sem serem medidas.
O que se implementa com a BOSS: Agente que esclarece dúvidas de tratamentos vinte e quatro horas com informação aprovada pela clínica; marcação da primeira visita; orçamentos registados com estado; seguimento automático ao fim de poucos dias; avisos de revisão periódica.
Arranque: Por unidade, começando pela de maior volume
Resultado esperado: Nenhum pedido sem resposta, orçamentos com seguimento sistemático e agenda mais estável.

A grande mudança foi responder de noite e aos domingos sem ninguém estar atento ao telemóvel.
Citação ilustrativa, não atribuída a um cliente real

Hotelaria

Restaurante com dois turnos e sala de grupos (exemplo)

Problema: Perdem-se chamadas a meio do serviço e os eventos são geridos por mensagens com erros de capacidade e de menu.
Processo anterior: Telefone e mensagens para reservar, livro de reservas em papel, orçamentos de grupo improvisados e nenhuma base de clientes própria.
O que se implementa com a BOSS: Web com menu, alergénios e horários; agente que responde de imediato; reserva com turnos e capacidade reais; pedidos de grupo como oportunidade com orçamento e sinal; base de clientes própria com avisos em dias fracos.
Arranque: Arranque curto antes da época alta
Resultado esperado: Menos reservas perdidas fora do serviço, grupos mais bem fechados e uma lista de clientes que é do restaurante.

As reservas já não dependem de alguém conseguir atender o telefone.
Citação ilustrativa, não atribuída a um cliente real

E na tua empresa?

Na demonstração fazemos este mesmo exercício com a tua operação real: o que entra, o que se perde e o que se pode ligar primeiro.

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