Cómo calcular el retorno de automatizar un proceso

Antes de automatizar nada conviene poner un número encima de la mesa. No hace falta un análisis financiero: hace falta honestidad con cuatro variables.

La cuenta

• Veces que se repite la tarea al mes.
• Minutos que cuesta cada vez, contando interrupciones.
• Coste por hora de quien la hace hoy.
• Qué parte se puede automatizar de verdad, que casi nunca es el cien por cien.

Multiplica repeticiones por minutos, pásalo a horas y multiplícalo por el coste hora. Aplica después el porcentaje realista de automatización. Ese es el ahorro anual estimado, y ya puedes compararlo con lo que cuesta montarlo y mantenerlo.

El beneficio que no está en la cuenta

Hay retornos que no son horas: contestar más rápido, no perder solicitudes, evitar errores caros y dejar de depender de una persona. Suelen valer más que el ahorro de tiempo, pero cuesta más defenderlos, así que conviene nombrarlos explícitamente.

Cuándo no automatizar

• Cuando el proceso está mal diseñado: automatizarlo solo lo hace fallar más rápido.
• Cuando ocurre cuatro veces al año y cada vez es distinto.
• Cuando el trato humano es exactamente lo que el cliente está comprando.

Automatizar un proceso roto no lo arregla: lo multiplica.