Come calcolare il ritorno di automatizzare un processo

Prima di automatizzare qualcosa conviene mettere un numero sul tavolo. Non serve un'analisi finanziaria: serve onestà con quattro variabili.

Il conto

• Quante volte si ripete l'attività al mese.
• Quanti minuti costa ogni volta, contando le interruzioni.
• Costo orario di chi la fa oggi.
• Quale parte si può automatizzare davvero, che quasi mai è il cento per cento.

Moltiplica le ripetizioni per i minuti, converti in ore e moltiplica per il costo orario. Applica poi la percentuale realistica di automazione. Questo è il risparmio annuale stimato, e già puoi confrontarlo con quanto costa costruirlo e mantenerlo.

Il beneficio che non è nel conto

Ci sono ritorni che non sono ore: rispondere più in fretta, non perdere richieste, evitare errori costosi e smettere di dipendere da una persona. Di solito valgono più del risparmio di tempo, ma è più difficile difenderli, quindi conviene nominarli esplicitamente.

Quando non automatizzare

• Quando il processo è mal progettato: automatizzarlo lo fa solo fallire più in fretta.
• Quando accade quattro volte all'anno e ogni volta è diverso.
• Quando il rapporto umano è esattamente ciò che il cliente sta comprando.

Automatizzare un processo rotto non lo aggiusta: lo moltiplica.