Como calcular o retorno de automatizar um processo

Antes de automatizar seja o que for, convém pôr um número em cima da mesa. Não é preciso uma análise financeira: é preciso honestidade com quatro variáveis.

A conta

• Vezes que a tarefa se repete por mês.
• Minutos que custa cada vez, contando interrupções.
• Custo por hora de quem a faz hoje.
• Que parte se pode automatizar de verdade, que quase nunca é cem por cento.

Multiplica repetições por minutos, passa a horas e multiplica pelo custo por hora. Aplica depois a percentagem realista de automação. Essa é a poupança anual estimada, e já podes comparar com o que custa montá-la e mantê-la.

O benefício que não está na conta

Há retornos que não são horas: responder mais depressa, não perder pedidos, evitar erros caros e deixar de depender de uma pessoa. Costumam valer mais do que a poupança de tempo, mas custa mais defendê-los, por isso convém nomeá-los explicitamente.

Quando não automatizar

• Quando o processo está mal desenhado: automatizá-lo só o faz falhar mais depressa.
• Quando acontece quatro vezes por ano e cada vez é diferente.
• Quando o trato humano é exatamente o que o cliente está a comprar.

Automatizar um processo avariado não o conserta: multiplica-o.